医院文件
院办字〔2012〕24号
关于印发《公文办理规范程序（修订）》的通知
院属有关科室：
为进一步加强和完善我院的公文办理规范程序，医院在公文处理办法的基础上进行了重新修订，现印发给你们，请结合工作实际，贯彻落实。
二〇一二年七月三日
主题词： 三院 公文处理 程序 通知
抄送：市卫生局
蚌埠市第三人民医院办公室
蚌埠市第三人民医院
蚌埠市中心医院
公文办理规范程序（修订）
一、公文办理分收文办理和发文办理
收文办理包括签收登记、拟办、批办、分办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
发文办理包括拟稿、审核、会签、签发、登记、缮印、校对用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。
二、收文办理
（一）签收登记：公文均由院办公室文秘人员统一负责签收、登记、传递，按程序办理。除院领导直接交办的事项外，不得将公文直接报送院领导个人，院领导不受理未经院办公室签收的公文。专项会议接收文件须及时交院办签收处理。本院各科室的信函，由职能科室负责人确定人员办理。
（二）拟办、批办、分办：院办公室负责人提出拟办意见，送有关领导审签。院领导接到文件后，应在一个工作日内签署处理意见后由文秘人员交职能科室办理，签字须用黑水笔。一般文件应一个工作日内分办完毕，紧急文件须及时办理。
（三）承办：有关科室接到交办的公文，应在注明的时限内办结，紧急公文在3日内办结，一般公文在7日内办结，并在文件传阅登记表中记录办理情况，科室负责人签字后交还院办。
对于院属各科室的“请示”，承办科室应认真研究、及时处理和答复。不能按时办结的，应主动将有关情况告诉呈报科室和院办公室。
（四）催办、查办：院办公室每周对文件办理情况检查催办一次，对重要文件要实行跟踪催办，确保办文的质量和时效。
（五）立卷、归档：办理完毕并具有保存价值的公文、材料、领导批示等，按档案管理及其他规定，及时整理、立卷、归档。科室不得保存应归档的公文。
（六）销毁：对没有归档和存查价值的多余公文，经鉴别、清查后，由档案室定期安排集中统一销毁。销毁涉密公文，应当进行登记。
三、发文办理
（一）草拟。草拟公文应当做到：
1、符合国家的法律、法规以及卫生行业相关规定。
2、情况确实，观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。引用公文应先引标题、后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
3、拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
4、应当使用国家法定计量单位。
5、文内使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。
6、公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
7、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“
拟制公文，凡涉及到其他科室职责范围的问题，主办科室应主动与相关科室协调，取得一致意见后方可行文。公文文稿由医院职能科室撰拟和代拟。拟稿科室负责人应对文稿进行初审并初定发送范围和份数。
（二）审核。医院公文文稿签发前，一律经院办公室进行审核后，由院办公室视情况交有关领导签发。
对违反发文办理程序的公文文稿，院办公室可视情退回拟稿科室重办。
（三）签发。以医院名义制发的上行文，由主要负责人或经授权的分管负责人签发；以医院名义制发的平行文或下行文，由分管领导签属意见后，交办公室文秘人员送主要领导签发；涉及人事任免及医院重大事项制发的公文，由主要负责人签发。
审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其他审批人圈阅或签署姓名，应视为同意。非特殊情况，院主要负责人不接收和不签发未经院办公室审核的文稿。
（四）相关要求。草拟、修改、签批公文，必须使用黑水笔，不得使用铅笔或圆珠笔，使用墨水应符合档案保护要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。
（五）登记。签批后的文稿，由院办公室登记并编文号，确定发送范围，标注主题词，对文稿进行技术处理。
（六）缮印。经院办公室登记后的文稿，送文印室缮印，文印室缮印一般周期不超过2天，急件按要求立即承印。缮印必须保证质量，核对好格式和纸张规格要求，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。
（七）校对。由各拟稿科室负责校对，校对人校对后应签名。未经签发人或终审人同意，不能擅自改动文稿内容。
（八）用印。由院办公室指定文秘人员负责用印。
（九）分发。分发前，承办人应对文件内容和格式进行最后复核，确认无误后进行分发，并请收件人签字。
（十）传递。发往院内各科室的文件，相关人员送交各科室，并请各科室签收。发往其他单位的文件，送市卫生局公文交换站交换或送邮局寄发。密件，由专人送达。利用计算机、传真等通信系统传递涉密公文，要采取保密装置。
（十一）立卷、归档。以医院名义制发的公文及成文前的资料，办公室应及时整理、立卷、归档、按期限保管。
（十二）销毁。对超过保管期限的有关资料和没有存查价值的多余公文，经鉴别、清查后，由档案室定期安排按规定集中统一销毁。
本办法自发文之日起施行，以往有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
