申办方负责人联系机构办公室，并提供临床试验通知书、试验方案初稿和研究者手册。机构办公室主任根据专业组临床试验的现状，与专业组负责人共同评估是否同意参加该项药物临床试验的邀请，参照《临床试验项目承接评估表》。专业组填写《研究者履历》和《临床试验项目团队》（计划）。专业组研究者到机构办公室领取并填写《药物临床试验项目立项申请表》，主要研究者签名。研究者与申办方根据《药物临床试验项目立项申请表》要求的送审文件清单，共同准备资料并递交机构办公室。机构办公室秘书负责资料接收及形式审查并填写《药物临床试验形式审查表》。办公室秘书形式审查通过后递交机构办主任审核，通过后给予受理回执。申办者(研究者)通过药物临床试验机构的立项批准并完成方案设计后，须与伦理委员会办公室联系，按照伦理委员会的要求及规定准备伦理审查的资料。临床试验项目通过临床试验伦理委员会审核同意后，研究者将伦理审查批件复印件递交机构存档。机构办公室对临床试验项目进行立项，建立项目编号及项目文件夹。